Durante a realização de uma campanha com a plataforma da Weex, é comum surgirem dúvidas relacionadas à gestão dos participantes. Afinal, imprevistos acontecem: novos trabalhadores podem ser contratados no meio da campanha, e outros podem ser desligados ou afastados. Portanto, para garantir que a campanha reflita a realidade da sua equipe, a plataforma da Weex oferece total flexibilidade para atualizar esses dados de forma simples e segura.
Neste artigo, respondemos às três perguntas mais frequentes sobre o gerenciamento de participantes durante a campanha. Veja como manter sua base sempre atualizada e evitar distorções nos indicadores.
Sumário
1. Consigo incluir novos participantes durante a campanha?
Sim! A plataforma da Weex permite a inclusão de novos participantes mesmo com a campanha em andamento. O processo é bem simples:
- Acesse o Dashboard da campanha;
- Vá até o menu Adesão;
- Clique no botão Adicionar para inserir um novo participante manualmente.
Essa funcionalidade de gestão de participantes é útil para incluir recém-contratados ou trabalhadores que não estavam na lista original, garantindo sobretudo que todos tenham acesso ao conteúdo e possam interagir com as ações propostas.
2. Consigo desativar o cadastro de um participante já cadastrado?
Sim, é possível desativar qualquer cadastro ativo diretamente pelo Dashboard. O procedimento é:
- Acesse o menu Adesão no Dashboard;
- Utilize a barra de busca para localizar o participante;
- Clique no ícone da lixeira, que corresponde à função Desabilitar.
Desativar um participante significa que ele deixará de ter acesso à plataforma. Isso porque essa opção é ideal para casos em que um trabalhador não participará mais por motivos como afastamento ou término de contrato, facilitando a gestão de participantes.
3. Como remover participantes demitidos ou afastados da campanha?
Se um trabalhador foi demitido, afastado ou não participará da campanha por qualquer outro motivo, o recomendado é desabilitar seu cadastro conforme descrito acima. Fazendo a gestão de participantes:
- Ele não terá mais acesso à plataforma;
- Seus dados não impactarão as métricas de adesão e engajamento;
- Você mantém a base de participantes limpa e coerente com os percentuais de adesão e participação da campanha.
Importante: a plataforma não permite a exclusão definitiva de dados por questões de integridade e auditoria. Por isso, a desativação é a ação indicada nesses casos.
Conclusão
Fazer a gestão de participantes de forma dinâmica é essencial para o sucesso de qualquer campanha. Assim, com a Weex, você tem total autonomia para incluir novos nomes, desativar cadastros antigos e manter sua campanha atualizada: tudo isso com poucos cliques, diretamente pelo Dashboard.
Essa flexibilidade não só facilita o trabalho de quem organiza a SIPAT, como também garante que os dados de engajamento reflitam a realidade da sua equipe.
Perguntas frequentes sobre Gestão de participantes na plataforma da Weex:
Sim. A desativação de um cadastro, que equivale ao bloqueio do acesso sem exclusão dos dados, é uma operação de tratamento de dados pessoais sujeita à LGPD (Lei 13.709/2018). A empresa deve registrar no Registro de Atividades de Tratamento (RAT) as operações realizadas com dados pessoais dos participantes, incluindo inclusão, modificação e desativação de cadastros. A retenção de dados após a desativação, necessária para fins de auditoria e comprovação legal da SIPAT, deve ter prazo definido e justificativa documentada. A ANPD orienta que dados mantidos para fins de conformidade legal têm base legal própria, distinta da que autorizou o tratamento original.
A documentação legal da SIPAT exige que a empresa comprove que todos os trabalhadores tiveram acesso às atividades da campanha durante o período obrigatório. Se a base de participantes incluir trabalhadores desligados ou afastados cujas métricas não reflitam participação real, os relatórios finais podem apresentar distorções que comprometam a comprovação de conformidade em fiscalizações do Ministério do Trabalho e Emprego. Manter a base atualizada, desativando cadastros de trabalhadores que não mais fazem parte da operação, garante que os percentuais de adesão reflitam fielmente a realidade da equipe ativa, tornando os relatórios mais precisos e defensáveis em auditorias.
Após o desligamento de um trabalhador, a empresa deve respeitar os prazos de retenção de dados estabelecidos pela legislação trabalhista e previdenciária. A CLT prevê prazo de cinco anos para a guarda de documentos relacionados ao contrato de trabalho, e esse prazo se aplica também a registros digitais de participação em treinamentos obrigatórios, como a SIPAT. Após esse período, os dados devem ser eliminados conforme a política de retenção da empresa, documentada no RAT. A LGPD exige que o trabalhador seja informado sobre como seus dados serão tratados após o desligamento, o que deve estar previsto nos termos de uso aceitos na plataforma.
A inclusão de participantes no meio da campanha inevitavelmente afetará os percentuais de conclusão, já que esses trabalhadores terão menos dias disponíveis para acessar os conteúdos. Para mitigar distorções, as melhores práticas incluem registrar a data de inclusão de cada participante e calcular o engajamento com base no tempo disponível para cada grupo, separando a análise entre participantes originais e inclusões tardias. Plataformas que registram o timestamp de cada acesso e conclusão permitem esse tipo de segmentação analítica. Segundo o MIT Sloan Management Review, relatórios que contextualizam os dados com variáveis como tempo de exposição têm significativamente mais credibilidade do que métricas absolutas, especialmente em apresentações para a diretoria.
Sim. Plataformas corporativas mais avançadas permitem integração via API com sistemas de gestão de RH, como SAP, TOTVS e Oracle HCM, automatizando a sincronização de cadastros, incluindo inclusões e desativações, conforme as movimentações de pessoal registradas no sistema de RH. Segundo a Forrester Research, empresas que integram suas plataformas de treinamento a sistemas de RH reduzem em até 60% o tempo dedicado à gestão manual de cadastros e praticamente eliminam erros de base de participantes em campanhas com alta rotatividade. Essa integração também garante que novos contratados sejam automaticamente incluídos nas campanhas ativas e que desligamentos sejam refletidos em tempo real, sem intervenção manual da equipe de SST ou RH.
